Desa sebagai unit pemerintahan terkecil memiliki peran penting dalam menyediakan pelayanan dasar bagi masyarakat. Salah satu bentuk pelayanan dasar yang sangat penting adalah surat menyurat. Surat menyurat memungkinkan masyarakat untuk mengakses berbagai layanan dan program pemerintah dengan lebih mudah.

Berikut adalah beberapa jenis surat menyurat yang umumnya tersedia di desa :

1. Surat Pengantar SKCK : Surat pengantar SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) diperlukan untuk mengurus SKCK yang digunakan sebagai syarat untuk melamar pekerjaan, mengurus paspor, dan lain-lain.
2. Surat Keterangan Ahli Waris : Surat keterangan ahli waris diperlukan untuk mengurus warisan, seperti tanah, rumah, dan lain-lain.
3. Surat Keterangan Usaha : Surat keterangan usaha diperlukan untuk syarat pengajuan pinjaman atau mengurus izin usaha, seperti izin usaha mikro, izin usaha kecil, dan lain-lain.
4. Surat Keterangan Domisili : Surat keterangan domisili diperlukan untuk mengurus berbagai keperluan seperti mengurus listrik, air, dan lain-lain.
5. Surat Keterangan Catatan Sipil : Surat keterangan catatan sipil diperlukan untuk mengurus berbagai keperluan seperti mengurus akte kelahiran, akte kematian, dan lain-lain.
6. Surat Keterangan Pertanahan : Dokumen yang sangat penting untuk mengkonfirmasi kepemilikan tanah seseorang. Dengan memiliki dokumen ini, pemilik tanah dapat mengurus berbagai keperluan terkait tanah dengan lebih mudah dan aman.
7. Dan berbagai jenis Surat Pengantar, Surat Keterangan, Surat Permohonan, dan lainnya yang diperlukan masyarakat desa.

Persyaratan umum pengurusan surat-menyurat di kantor desa meliputi fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), fotokopi Kartu Keluarga (KK), dan surat pengantar dari RT/RW bila diperlukan 

Persyaratan Umum

• Identitas Diri: Fotokopi KTP pemohon.
• Kartu Keluarga: Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
• Dokumen Tambahan: Pas foto, foto rumah atau bukti lunas PBB jika diperlukan oleh jenis layanan.

Persyaratan kusus berdasarkan jenis surat 

• Surat Keterangan Usaha (SKU):
  • fotokopi KTP,
  • fotokopi KK,
  • dan keterangan atau foto lokasi usaha.
• Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM): 
  • fotokopi KTP, dan fotokopi KK.
  • Identitas Diri: Fotokopi KTP pemohon.
  • Kartu Keluarga: Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
  • Dokumen Tambahan: Pas foto jika diperlukan oleh jenis layanan.
• Surat Pengantar SKCK:
  
  • fotokopi KTP/ KK, serta 
  • foto 4 x 6 latar belakang merah 
  • Mulai 1 Agustus 2026 langsung ke Polres 
• Persyaratan AKTE KELAHIRAN
  • Surat Keterangan Kelahiran asli dari dokter, bidan, atau rumah sakit tempat bayi lahir.
  • Kartu Keluarga (KK) asli dan fotokopi.
  • KTP-el asli dan fotokopi milik kedua orang tua.
  • Buku Nikah atau akta perkawinan orang tua (fotokopi yang dilegalisir atau tunjukkan aslinya).
  • Fotokopi KTP-el dua orang saksi (keluarga atau tetangga).
  • Formulir permohonan dari desa/kelurahan (seperti Formulir F-2.01 atau F2.02).
• Persyaratan AKTE KEMATIAN 
  • Kartu Keluarga (KK) asli atau fotokopi milik almarhum/almarhumah.
  • KTP-el (Kartu Tanda Penduduk) asli atau fotokopi milik almarhum/almarhumah.
  • Fotokopi KTP pelapor (anggota keluarga atau ahli waris).
  • Fotokopi KTP dua orang saksi.
    Surat keterangan medis (dari dokter, puskesmas, atau rumah sakit) jika yang bersangkutan meninggal di fasilitas kesehatan.
  • Formulir permohonan pencatatan KEMATIAN (Formulir F-2.01)
• Persyaratan IJIN KERAMAIAN 
  • Identitas Diri: Fotokopi KTP pemohon.
  • KK pemohon
  • foto lokasi hajatan, Nama group/kelompok, asal  penyelenggara hinuran 
• Persyaratan pindah tempat 
  • KTP  pemohon
  • KK pemohon
  • Formulir Permohonan Perpindahan (F-1.03) yang bisa diisi langsung saat di kantor Dukcapil atau diunduh dari situs layanan online daerah masing-masing.
    
  • Kartu Identitas Anak (KIA) jika anggota keluarga yang pindah sudah memilikinya. 
  • Alamat tujuan dan identitas pengikut
• Persyaratan KK,KTP
  • Identitas/ KTP/KK Lama pemohon 
  • Fotokopi Buku Nikah atau Akta Perkawinan (bawa dokumen asli untuk diperlihatkan).
  • Fotokopi KTP elektronik (e-KTP) suami dan istri.
  • Fotokopi KK orang tua masing-masing (suami dan istri).
  • Surat Keterangan Pindah (SKPWNI) jika alamat domisili baru berbeda atau pindah dari luar wilayah.
  • Formulir Permohonan Penerbitan KK baru (Form F-1.02) yang diperoleh dari kantor kelurahan atau Dinas Dukcapil
• Persyaratan SURAT KETERANGAN WALI NIKAH 
  
  • KTP elektronik (e-KTP) suami dan istrI ORANG TUA PENGANTIN  dan pengantin
  • KK 
• Persyaratan SURAT KETERANGAN KEPEMILIKAN KENDARAAN 
  • STNK/BPKB Kendaraan
  • KTP /KK pemohon 
• Persyaratan SURAT KETERANGAN TIDAK MASUK KERJA 
  • Identitas/ KTP/KK pemohon 
  • Nama dan alamat tempat kerja pemohon 
• Persyaratan SURAT KETERANGAN BELUM BERSERTIFIKAT 
  • Identitas/ KTP/KK pemohon 
  • SPPT Tanah terbaru
  • surat keterangan waris/ jual beli tananya.
• Persyaratan untuk NIKAH
  • Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga (KK) calon pengantin serta orang tua.
  • Fotokopi Akta Kelahiran atau surat kenal lahir.
  • Fotokopi Ijazah terakhir.
    Pas foto latar belakang biru ukuran 2x3 dan 4x6.
  • Surat pengantar nikah (Model N1) dari Kepala Desa atau Lurah.
  • Formulir permohonan kehendak nikah (Model N2)
  •  Surat persetujuan kedua calon pengantin (Model N4)
  •  

     Surat izin orang tua (Model N5) bagi calon pengantin di bawah usia 21 tahun

  • Fotokopi KTP wali nikah dan dua orang saksi.
• Surat Keterangan WALI NIKAH 
  • Fotokopi KTP dan KK calon pengantin (suami dan istri).
  • Fotokopi KTP dan KK wali nikah.
  • Fotokopi Akta Kelahiran atau ijazah calon pengantin (untuk memperjelas hubungan nasab).
  • Formulir/Blangko permohonan atau surat keterangan hubungan wali yang diisi di kantor kelurahan/desa (biasanya melalui Seksi Kesejahteraan Masyarakat/Kesmas).
    Materai Rp10.000 (jika diperlukan untuk penandatanganan surat pernyataan)
• Surat kepemilikan kendaraan
  • KTP Asli dan Fotokopi pemilik kendaraan saat ini/baru.
  • STNK Asli dan Fotokopi (Surat Tanda Nomor Kendaraan).
  • BPKB Asli dan Fotokopi (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor) jika diperlukan untuk verifikasi kepemilikan sah.
  • Surat Pernyataan Kepemilikan atau formulir permohonan yang ditandatangani di atas meterai (biasanya disediakan atau format dari kelurahan/desa).
• Surat Keterangan Kepemilikan Kayu 
  • Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga (KK) pemilik kayu 
  • Fotokopi Sertifikat Hak Milik (SHM), Letter C, Girik, atau surat keterangan tanah yang sah sebagai bukti bahwa kayu berasal dari lahan milik sendiri
  •  Surat pernyataan kepemilikan kayu yang menyatakan bahwa kayu jati benar milik pemohon dan tidak sedang dalam sengketa (diketahui/dikeluarkan oleh Kepala Desa atau Lurah).

Pelayanan Surat menyurat dapat dilakukan secara online dan ofline.

• Setelah persyaratan cukup bisa langsung ke Kantor Desa
• Dengan membawa berkas ke Petugas Pelayanan Umum di desa 
• Petugas memeriksa kelengkapan berkas kurang lebih 5 meit
  • Surat diproses
  • Surat di tanda tangani Oleh Petugas yang berwenang
  •  Surat di catat dan di register oleh petugas
• Pemohon menerima Surat / selesai . Surat bisa dipergunakan oleh pemohon